FAQ: Enterprise Content Management · 6 maart 2010
‘Ha, daar hoef ik niets mee,’ denkt u. ‘Wij zijn toch geen enterprise?’ Mis! De overheid is dan wel geen onderneming, maar ECM gaat over informatiebeheer, over het bewaren, terugvinden en gebruiken van informatie. Voor de overheid is informatie de belangrijkste grondstof.
(Gepubliceerd in de Digitaal Bestuur-rubriek FAQ. Vakjargon voor dummies!)
ECM is het beheer van alle ongestructureerde data, plat gezegd, alle informatie die niet in de database zit: papieren documenten, archiefstukken, e-mail, maar ook Office-bestanden op de harde schijf van de werknemer. De markt biedt softwarepakketten om ECM te ondersteunen, maar het is vooral een organisatorisch verhaal.
Processen en informatiestromen moeten opnieuw worden ingericht. De werknemer moet zijn handelen documenteren. De neuzen moeten dezelfde kant op. Uit onderzoek bleek dat bij overheidsmanagers digitaal informatiebeheer veelal weinig prioriteit heeft. Echter, een overheid die verantwoording aflegt, die online dienstverlening biedt en maatschappelijke problemen dwars door de departementale koninkrijkjes aanpakt, moet zijn informatiebeheer op orde hebben.
Het kabinet onderkende het gevaar van een informatie-infarct en koos met programma’s en directieven (‘Informatie op orde’, ‘modernisering informatiehuishouding rijk’) de weg naar voren. Een ‘Chief Information Officer’ op elk departement neemt plannen de maat met de Baseline Informatiehuishouding Rijk.
Het gaat natuurlijk allemaal wat minder snel dan gepland. Binnen vijf jaar alle departementen ‘digitaliseren’ was volgens de Interdepartmentale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst niet haalbaar, zij koos voor een stap-voor-stap aanpak met pilots. En de onlangs gestarte shared service archiefdienst van het Rijk, Doc-Direkt, heeft de ambitie om in tien jaar de achterstand in de verwerking van de papieren archieven op de departementen weg te werken teruggeschroefd. Van de achthonderd (!) strekkende kilometer papieren documenten wordt de meest dringende driehonderd kilometer aangepakt.
* * *