ICT-poot Belastingdienst moet meer doen met minder · 2 december 2004
B/CICT moet volgens directeur Van Breukelen alle zeilen bijzetten om het de belastingbetaler makkelijker te kunnen maken.
Gepubliceerd in Automatisering Gids, 2 december 2004.
De Belastingdienst wil het de burger en de ondernemer gemakkelijker maken en dat betekent dat het Belastingdienst/Centrum voor ICT (B/CICT) in Apeldoorn een paar flinke slagen moet maken. De komende tijd moet onder andere een viertal majeure projecten worden gerealiseerd terwijl tegelijkertijd een pretentieuze ‘efficiency-operatie’ in gang is gezet die fors druk op de ketel zet. De Samenwerking UWV Belastingdienst (SUB), die voorziet in de overdracht van premie-inning van het Uitvoering Werknemers Verzekeringen (UWV) naar de Belastingdienst, moet de administratieve lasten voor bedrijven omlaag brengen.
Ondernemers moeten vanaf 1 januari 2005 verplicht elektronisch aangifte doen voor onder andere de omzetbelasting, de inkomstenbelasting met winst uit onderneming en de vennootschapsbelasting. De aangifte loonbelasting volgt een jaar later. De uitbetaling van huursubsidie en bijvoorbeeld de tegemoetkomingen in ziektekosten moeten vanaf 2006 door de Belastingdienst gebeuren, als het aan staatssecretaris Wijn ligt: B/CICT bouwt vast aan de ICT-toepassingen voor de nieuwe dienst Toeslagen. Bovendien moet het eigen client-server systeem dat nu nog gebruikt wordt voor de verwerking van de inkomstenbelasting, vervangen worden.
Staatskas
Waar een gangbaar bedrijf inzet op omzetgroei moet B/CICT directeur Richard van Breukelen als het ware een verlaging van de omzet nastreven. Tenslotte komt zijn ‘omzet’ voor rekening van de staatskas. “Dit jaar gaat er zo’n 550 miljoen euro om bij onze organisatie. Volgend jaar moet dat terug naar 506 miljoen euro. Tegelijkertijd groeit de opdrachtportefeuille zodat de efficiency verbetering eigenlijk nog groter uitvalt. SUB, de elektronische aangifte en de Dienst Toeslagen zijn al meegerekend in die omzet van 506 miljoen euro.”
“Weliswaar komen er bijvoorbeeld mensen over van UWV, maar we hadden zelf vorig jaar al een personeelsreductie in gang gezet van 20 procent, ofwel ruim zevenhonderd arbeidsplaatsen op een totaal van ongeveer 3400. Daarmee zijn we halverwege. Dan gaat het voornamelijk om administratief en ondersteunend personeel, en mensen die voorheen bijvoorbeeld op locatie apparatuur installeerden of batchjobs opstartten: werk dat inmiddels verregaand geautomatiseerd is. Een deel gaat via natuurlijk verloop en een deel stapt over naar de Belastingdienst waar ze bijvoorbeeld worden ingezet bij de helpdesk van de Belastingtelefoon. Een ander deel van het niet ICT-personeel scholen we om naar ICT-functies.”
B/CICT is twee jaar geleden ontstaan uit een vijftal voorgangers: Belastingdienst/Automatiseringscentrum (B/AC) en vier centrale beheereenheden die ‘een mengeling van ICT-taken, opdrachtgeverstaken en primaire taken binnen de dienst uitvoerden’.
Dat was een ondoorzichtige organisatie, aldus Van Breukelen. “Communicatie gebeurde veelal op basis van informele contacten. Bij de Belastingdienst was wel bekend dat ze voor ICT even Apeldoorn moesten bellen, maar met wie wisten ze niet altijd precies. Er was een sterke behoefte aan transparantie, aan meer grip op het ICT-gebeuren. Nu is de verdeling duidelijk. B/CICT heeft uitsluitend, maar wel álle – ICT-taken meegekregen. De uitvoeringsprocessen en het opdrachtgeversschap zijn weer terug waar ze thuishoren. Het Centrum voor Proces- en Productontwikkeling is nu onze belangrijkste opdrachtgever namens de gehele Belastingdienst. Nu is ook duidelijk inzichtelijk wat er met het geld voor ICT gebeurt. De reorganisatie had tenslotte natuurlijk ook ten doel om met minder geld meer te doen. Wij ontwikkelen, implementeren en beheren de infrastructuur en de applicaties daarop. Dat gebeurt gewoon op basis van tarieven, contracten en SLA’s. Die tarieven voor 2005 liggen 15 procent lager dan die voor 2003.”
Inhuur
B/CICT gold lange tijd als groot-afnemer van inhuur personeel bij de grote dienstverleners. Het aantal ‘externen’ is de afgelopen twee jaar flink omlaag gebracht, maar loopt nu weer sterk op, zegt Van Breukelen. “Op de top van de IT-hype liep hier 900 man ‘van buiten’ rond. Dat is teruggebracht tot ruim 300 man begin dit jaar, maar we gaan weer richting 600 omdat we momenteel te maken hebben met een hausse in onze opdrachtenportefeuille. We zijn niet in staat om op zo korte termijn de groei van het aantal ervaren en gespecialiseerde IT-ers in de organisatie gelijk op te laten lopen met het tempo waarin je die mensen nodig hebt.”
“We scholen wel mensen om, maar die mensen hebben dan logischerwijs nog niet de ervaring die je eigenlijk vandaag al nodig hebt. We huren vooral generieke kennis in: vaardigheden in Cobol/CICS/DB2 of de webstraat. Soms gaat het om mensen met specialistische SAP-kennis als er een nieuwe SAP-module moet worden ingericht of om mensen die over specifieke project-management kwaliteiten beschikken, voor bijvoorbeeld de grote projecten. Voor het Toeslagen-traject zijn we een stap verder gegaan omdat we daarbij heel snel moesten opschalen en hebben we de leverancier gevraagd om ons behalve een deel van de menskracht ook de ontwikkelstraat te leveren. Daar hebben we een gezamenlijke resultaatverantwoordelijkheid.”
Zowel met SUB, het traject Toeslagen, als de elektronische aangifte en de nieuwbouw van het inkomstenbelasting-systeem is tussen de 20 en 27 miljoen euro gemoeid. SUB is met een neuslengte verschil de grootste van de vier projecten. De Inspectie voor Werk en Inkomen betwijfelde onlangs in een rapport of 1 januari 2006 als datum waarop SUB praktijk moet worden, wel gehaald wordt. Naast de personeelsdruk aan de UWV-kant werd de ‘gebrekkige communicatie tussen de samenwerkende organisaties’ genoemd.
Knip
Dat speelt niet op het niveau van de mensen die met de ICT-uitvoering bezig zijn, zegt Van Breukelen. “Beide partijen spreken hetzelfde jargon en hebben dezelfde belangen: beiden kunnen we het ons niet permitteren om niet op tijd klaar te zijn. Op bestuurlijk niveau ligt dat lastiger, daar gaat het om de verdeling van verantwoordelijkheid, om waar de knip ligt tussen de beide organisaties. Er ontstaat een nieuwe relatie van afhankelijkheid tussen beide organisaties: wij gaan de heffing, inning en controle doen van de werknemerspremies en de UWV bouwt een polisadministratie op individueel werknemersniveau die onze database met loonbelastingsgegevens vervangt. De Belastingdienst moet aangeven welke informatie ze nodig heeft voor het uitvoeren van de processen. Wij kijken dan hoe die moet worden aangeleverd vanuit de polisadministratie om verwerkt te kunnen worden.”
“Omgekeerd stelt UWV eisen aan de informatie van de werkgevers die wij doorleveren: structuur, formaat en ook de snelheid waarmee geleverd wordt. De vormgeving van die processen is erg gecompliceerd, ook al vanwege de druk die erop staat en de mutatiegraad van de wetgeving. Dat is lastig voor het ICT-bedrijf want dat betekent dat op een laatste moment de specificaties weer kunnen wijzigen. Anderzijds starten wij niet met een ‘big bang’, niet alle ICT-ondersteuning hoeft direct beschikbaar te zijn. Vanaf 1 januari 2006 komen de premie-aangiftes binnen, en die moeten verwerkt worden en eventueel van een reactie voorzien als bijvoorbeeld blijkt dat die afwijkt van de verwachte afdracht. Maar controle op basis van informatie van derden bijvoorbeeld gebeurt pas aan het eind van een controletijdvak, dus die functionaliteit kan later worden opgeleverd.”
FSC
B/CICT werkt niet alleen voor de Belastingdienst. Het verzorgt sinds 1 januari van dit jaar de salarisverwerking voor het moederdepartement, Financiën, met de SAP- payroll module. Vanaf 1 januari aanstaande wordt die dienstverlening uitgebreid naar nog drie departementen die hun salarisadministratie uitvoeren met SAP HR (EZ, OC&W en Verkeer en Waterstaat) onder de naam Facilitair Salaris Centrum (FSC) waarmee de salarisstrookjes van de helft van alle Rijksambtenaren, ofwel 55.000 man, bij B/CICT vandaan komt. De andere departementen worden bediend door het verouderde IPA-systeem dat door PinkRoccade en het Bzk-agentschap Informatievoorziening Overheidspersoneel (IVOP) in de lucht wordt gehouden totdat het shared service centre HRM, P-Direkt, deze dienst overneemt en inbedt in een breder salarisdiensten-pakket.
Financiën koos ervoor zijn eigen weg te gaan toen een tweede poging tot aanbesteding van een nieuw salarisverwerkingssysteem door BZK enkele jaren geleden op niets uitliep, volgens Van Breukelen. “IPA was eindig, dat was duidelijk. Het departement wilde niet langer afwachten en zei: we hebben onze bedrijfsvoering grotendeels op SAP, laten we kiezen voor de inrichting van SAP-payroll module. Daarbij is bewust een keuze gemaakt voor een standaard inrichting om kostbaar maatwerk te voorkomen. Die keuze hield wel in dat de salarisprocessen op het departement anders ingericht moesten worden. Er is veel tijd besteed aan een zorgvuldige migratie, procesbeschrijving.”
“De drie andere SAP-departementen kunnen gebruik maken van deze inrichtingsprincipes en de keuzen die Financiën al heeft gemaakt, waardoor de uitbreiding van de dienstverlening veel sneller kan gebeuren. P-Direkt heeft de SAP-payroll van het FSC en SAP-HR zoals die bij Financiën draait inmiddels als Werkende Oplossing gekwalificeerd. Vanuit de praktijbeoordeling blijkt dat deze combinatie prima past bij de functionele wensen die er vanuit de overheid liggen op het gebied van HR.”
De keuze voor SAP is niet helemaal onomstreden. Tijdens de aanbestedingsprocedure voor het SSC klaagden enkele marktpartijen dat ze SAP maar moesten slikken. Inmiddels wordt er naar verluidt vanuit enkele niet-SAP departementen gemopperd over de beperkingen die de keuze voor SAP hen oplegt. Het ministerie van Financiën zou overal SAP willen doorvoeren en er zou zelfs een ‘departement 14’ bestaan: een sjabloon op basis waarvan SAP Finance kan worden geïmplementeerd. Van Breukelen heeft er nooit van gehoord. “Als het gaat om de keuze voor SAP Payroll geldt dat onze rol pas begon toen het ministerie zei: we hebben een keuze gemaakt voor een geïntegreerde oplossing, kunnen jullie die uitvoeren. Vanuit ICT-perspectief is het dan logisch om, als je SAP al gebruikt voor de ondersteunende processen, dat dan zo breed mogelijk te doen. Maar dat wil nog niet zeggen dat de hele overheid dat moet doen. Dit is een vraagstuk op bestuurlijk niveau, in plaats van een ICT vraagstuk, daar kan ik niks verstandigs over zeggen.”
* * *