Kansrijk besparen · 31 maart 2010
Volgende kabinetten moeten jaarlijks 35 miljard euro schrappen in de rijksbegroting. De werkgroep bedrijfsvoering buigt zich over besparingen op de e-overheid. Digitaal Bestuur legt enkele opvallende conceptvoorstellen voor aan deskundigen. “Dat er fors bespaard kan worden is duidelijk.”
Gepubliceerd in Digitaal Bestuur, april 2010.
De Tweede Kamer krijgt een dezer dagen de geconsolideerde ‘heroverwegingen’ toegestuurd van de twintig werkgroepen die in opdracht van het kabinet in kaart brachten hoe vanaf 2011 jaarlijks structureel 35 miljard euro is te bezuinigen. Nu het kabinet demissionair is, dienen de voorstellen ter inspiratie voor de verkiezingsprogramma’s en de kabinetsformatie. De voorstellen van de twintig werkgroepen zijn voor publicatie onder leiding van het ministerie van Financiën opnieuw tegen het licht gehouden. Daarbij werd gekeken naar eventuele overlap en naar welke voorstellen relatief eenvoudig te realiseren zijn (quick wins). Plannen uit de oorspronkelijke ‘heroverwegingen’ die ingrijpende gevolgen hebben voor het functioneren van de overheid, werden op de lange baan geschoven. In de uiteindelijke lijst met plannen is een aantal voorstellen opgenomen dat uitgaat van een gecentraliseerde verantwoordelijkheid, zoals het samen inrichten van bedrijfsvoeringssystemen en de verplichte business-case bij grote IT-projecten.
Onderstaande voorstellen komen uit de heroverweging IV/ICT van de subwerkgroep IV/ICT die deel uit maakte van werkgroep 19, Bedrijfsvoering.
Verplichte business case
Voorstel werkgroep: Beheersen meerwaarde ICT-investeringen via business cases (realisatietermijn: 2010).
Sta geen ICT-projecten meer toe zonder business case. Zo worden projecten die geen waarde creëren vermeden. Elk project heeft een waardeanalyse en de investering kan op bestuurlijk niveau worden afgerekend.
Mogelijke besparing: 500 miljoen euro per jaar op een jaarlijks ICT-budget van 2 à 3 miljard euro.
Professor Chris Verhoef kan zich in het voorstel vinden. ‘De besparing van 500 miljoen door het invoeren van een verplichte business case, kan niet op harde cijfers zijn gebaseerd. Het ontbrak tot nu toe namelijk aan gegevens. Maar dat er fors bespaard kan worden is duidelijk. Tegelijkertijd staat daar met zoveel woorden dus ook dat er nu veel geld weggegooid wordt. Sneu, maar goed dat het straks wordt opgepakt. Ik stel me voor dat die business-cases inderdaad centraal, bijvoorbeeld door de Interdepartementale Commissie van CIO’s, worden beoordeeld. Zij besluiten op basis van prioriteit, risico’s en rendement welke projecten wel en niet worden uitgevoerd. De ministerraad geeft daar vervolgens een klap op. Net als bij een multinational beslist corporate IT welke business units (lees: departementen) hoeveel budget krijgen. Dat betekent dat de departementen autonomie inleveren. Bezuinigen op ICT is een lastige klus, maar het afschieten van onzinprojecten is alvast een heel goed begin!’
Digitale in plaats van papieren communicatie
(In de heroverweging van de subwerkgroep werd gesproken over een besparing van 800 miljoen euro. Dat is teruggebracht tot 89 miljoen euro!)
Voorstel werkgroep: Installeren Berichtenbox (realisatietermijn: 2010).
Inrichten en gebruik van digitale in plaats van papieren communicatie tussen overheid, bedrijven en burgers.Eén berichtenbox voor de burger en één voor bedrijven. De berichtenbox die de Dienst Wegverkeer (RDW) al in gebruik heeft kan worden aangepast voor de andere partijen.
Mogelijke besparing: 89 miljoen euro per jaar.
Steven Luitjens, directeur Logius, is bekend met de berichtenbox zoals die sinds enige tijd door RDW gebruikt wordt. ‘De berichtenbox komt uit de koker van de Manifestgroep, de gezamenlijke uitvoeringsorganisaties. Net als DigiD die nu ook door iedereen wordt gebruikt. De RDW heeft in overleg met de andere Manifestpartijen en Binnenlandse Zaken het voortouw genomen. De berichtenbox is live sinds medio vorig jaar. Het was al de bedoeling om die breder in te zetten. Prima, om dat nu met voorrang te doen. De berichtenbox is zeker robuust genoeg of robuust genoeg te maken voor de hele overheid, maar ik kan niet overzien in welk tempo andere partijen kunnen aansluiten. Het gaat om meer dan een managementbesluit dat je eenvoudig kunt realiseren.
Er zijn natuurlijk uitvoeringsconsequenties, je zult wat aan je back-office moeten doen.’ Arre Zuurmond, oprichter Zenc en universitair hoofddocent aan de TU Delft, denkt dat de geschatte besparing nog aan de bescheiden kant is. ‘De berekening is uitsluitend gebaseerd op een besparing van 50 eurocent aan verzendkosten per brief. Maar als je ziet dat bijvoorbeeld de afhandeling van een factuur tussen de vijf en tien euro kost en je ontvangt ook je facturen via de berichtenbox, in XBRL, dan bespaar je al gauw twee tot drie euro per factuur.’
Gezamenlijke ontwikkeling van bedrijfsvoering
Voorstel werkgroep: Shared inrichten PIOFACH bedrijfsvoeringsapplicaties (realisatietermijn: 2015).
Standaard ondersteuning, gezamenlijk ontwikkelen van toepassingen voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie, Huisvesting (PIOFACH).
Mogelijke besparing: 40 miljoen euro per jaar op 200 miljoen jaarlijkse investeringskosten.
Waar de werkgroep bij het ene voorstel het grote gebaar hanteert (‘Gooi alle ICT maar in de markt’) is ze uiterst behoedzaam bij het andere. Wie goed leest, ziet dat het ‘PIOFACH-plan’ niet gaat over het inrichten van shared service-organisaties, maar over het samen ontwikkelen van uniforme toepassingen die op alle departementen afzonderlijk worden ingezet.
Dat is ook het model onder ‘4F’, de vier departementen die kijken naar samenwerking op gebied van financiële (SAP-)systemen. Niet toevallig geldt in de Heroverweging ‘Rijksbreed hetzelfde systeem voor financiële administratie gebruiken’ als voorbeeld. Daar kan wel een versnelling bij, meent Philippe Raets (oud-pSG bij BZK, nu HEC). ‘Ik snap de behoedzaamheid als het gaat om financiële systemen. De Nederlandse overheid is op dat gebied een van de beste in de wereld. Financiën zal in tijden van crisis niet de behoefte hebben om daar stevig aan te sleutelen. Laten we zeggen dat het een logische eerste stap is van het Rijk om eerst zelf een aantal PIOFACH-functies te bundelen en daarmee efficiency te bereiken. Maar ik zie niet waarom je dergelijke organisaties over een paar jaar niet aan de markt kunt overdoen.’
Niet geheel onverwacht meent de vertegenwoordiger van de markt, Geert van den Goor Accenture, dat de overheid er beter aan doet de stap naar een echt shared service center te zetten. ‘Als je met uniforme systemen op de departementen wilt werken, moet je ook de processen hetzelfde inrichten. Anders krijg je allemaal verschillende systemen en realiseer je je doelstelling niet. Vanuit een shared service center, kijk naar P-Direkt, heb je meer slagkracht om processen te harmoniseren. P-Direkt is pas na de tweede start van de grond gekomen, maar daarbij zijn wel belangrijke lessen geleerd die bij shared service centers voor andere functies toegepast kunnen worden.’ Van den Goor denkt dat er ook wat te verdienen valt in het primaire proces. ‘Het denken over shared services beperkt zich hier tot de ondersteunende functies, maar ik zie ook kansen voor bijvoorbeeld contact-centers, subsidieverlening.’
Outsourcen van alle ICT
(In de plannen van de werkgroep werd gesproken over 1 miljard euro aan besparingen op een jaarlijks budget van 5 miljard euro!)
Voorstel werkgroep: Alle ICT in de markt zetten (realisatietermijn 2015).
Alle ontwikkeling en beheer van ICT in de markt zetten. Kosten omvorming eenmalig 500 miljoen euro.
Mogelijke besparing: Nog geen, vereist een herbenoeming van de kerntaak van de overheid.
Als het gaat om het uitbesteden van ‘s Rijks ICT zijn de meningen genuanceerd.
Chris Verhoef gelooft er niet in: ‘Dan zou je dus duizenden mensen bij het UWV en de Belastingdienst moeten ontslaan. Het sociaal plan kost een vermogen. Die mensen hebben een baan met prachtige ambtenarenvoorwaarden, die willen niet meeverhuizen in een outsourcingsdeal naar een commerciële dienstverlener. Dat wordt hommeles en daarna blaast de ondernemingsraad de zaak af. Bovendien is het niet zo simpel als het klinkt: “al je ICT in de markt zetten”. In de praktijk zie ik ook bij grote ondernemingen veel outsourcingsdeals waarbij de besparingen niet gerealiseerd worden.’
Raets wikt en weegt. ‘Ik vind het goed dat er een stevig signaal wordt afgegeven want ik zie dat het Rijk een beweging de andere kant op maakt. Je ziet ICTU groeien naar 800 man, GBO (nu Logius, red.) stevig groeien, P-Direkt wordt een forse organisatie en de Werkmaatschappij klontert verder aan. We gingen alles zelf doen. Wellicht begrijpelijk vanuit de evolutie, maar nu is het misschien tijd om die trend te keren en een aantal uitgekristalliseerde zaken in de markt te zetten.’
Van den Goor gelooft in outsourcing. ‘Ik vind de begrote besparing van 20 procent niet zo groot: dat kan agressiever zeker als je kiest voor o shoring naar Polen of de Baltische landen. Een absolute voorwaarde voor succesvolle outsourcing is de regiefunctie. Dat begint met professioneel opdrachtgeverschap, de klant moet het kunnen managen. Er moet gestuurd worden op innovatie. Bovendien, als je vernieuwing van applicaties doorvoert, moet je ook naar de processen kijken. De regierol vereist doorzettingskracht.
Als je kijkt naar het Rijk als concern, dan hoort daar een concern-CIO bij met mandaat. Als het Rijk een concern is, zijn de departementen als het ware divisies. Een overkoepelende rol als die van de CIO, of een COO, beleg je bij de concernstaf. Wellicht dat de kabinetsformatie het moment is om bijvoorbeeld Algemene Zaken om te vormen tot concernstaf.’
Gegevensbeheer uitbesteden
(In de plannen van de werkgroep werd gesproken over 300 miljoen tot 1,5 miljard euro aan besparingen!)
Voorstel werkgroep: Het bijhouden van de eigen gegevens gaat deels over naar burger en bedrijf zelf (realisatietermijn: 2015).
Dat maakt capaciteit vrij en levert een betere kwaliteit van gegevens op.
Mogelijke besparing: Nog geen, invoering vereist een fundamentele heroverweging van de rol van de overheid.
Steven Luitjens is voor ‘self-service’: ‘Dit is een goed idee. Het gaat er wel om dat je de belangen goed in de gaten houdt. Burgers die belang hebben bij het up-to-date houden van hun data zullen dat ook zeker doen. Dat spreekt me aan, dat je als overheid stelt: wij vertrouwen de burger! Maar je kunt natuurlijk niet álle burgers vertrouwen.’
Arre Zuurmond is een voorstander van het voorstel maar maakt een uitzondering voor de basisregistraties. ‘Basisregistraties zijn een juridisch feit. Waar ik woon of dat ik dood ben mag ik als burger niet zelf bepalen. Dergelijke gegevens moeten gevalideerd worden. Maar veel basisinformatie kan wel degelijk door de burger zelf worden bijgehouden. De Belastingdienst doet dat al. Die houdt niet van alle lease-auto’s de kilometerstand bij, dat doet de burger zelf en die loopt kans op controle. Er zijn meer mogelijkheden. In Nederland moet je als je tankt je bonnetjes bewaren en inleveren bij de Belastingdienst. Dat zijn vele miljoenen bonnetjes per jaar. In Denemarken krijgt de automobilist desgewenst bij de pomp geen bonnetje. Die worden door Shell of Esso op een server gezet voorzien van echtheidsgaranties en de Belastingdienst kan die bonnetjes online controleren.’
Laaghangend fruit
Naast de quick wins die de Kamer krijgt voorgelegd, zijn er nog meer besparingskansen, denken de deskundigen. ‘E-factureren levert een enorme besparing op bij de overheid, maar ook in de samenleving’, zegt Arre Zuurmond. ‘Dat is laaghangend fruit. Maak bekend dat de overheid vanaf 2012 alleen nog maar e-facturen accepteert.’
‘Of denk aan het met goede ICT herontwerpen van uitvoeringsprocessen over de ketens heen, bijvoorbeeld voor het aanvragen van huursubsidie, zorgtoeslag of bijstand. Combineer het procesherontwerp met het opschonen van de complexe regelgeving en je maakt een enorme slag.’
Zuurmond is positief over de voorstellen: ‘Dit is de kans om een forse besparingspotentie te verwezenlijken. Deze voorstellen zijn niet nieuw. Ze zijn echter door gebrekkige politieke sturing nog niet van de grond gekomen. Alles staat of valt met de politieke sturing. De visie achter deze projecten moet in de pas lopen met die van de andere voorstellen. Er is een transformatie van de overheid nodig naar een ander soort organisatie, de netwerkoverheid. Dat kan alleen als dat op ministerieel niveau getrokken wordt.’
Philippe Raets heeft het over strakke governance: ‘In de komende coalitieakkoorden kun je dat stevig neerzetten. De vraag is: ga je dit in de bestaande lijn uitzetten, bij BZK of ga je voor deze enorme operatie een super-SG installeren zoals Roel Bekker voor de Vernieuwing Rijksdienst, of leg je het bij een staatssecretaris? Bekker moest zaken doen met dertien departementen, maar bij deze plannen gaat het ook over de ketens, zbo’s, over decentrale overheden, maatschappelijke partners. Wil je daar gericht, stevig en snel wat losmaken dan moet je het stuur stevig in handen hebben.’
Steven Luitjens ziet kansen in de crisis. ‘Zolang geld geen probleem is, sterven veel zaken in goede bedoelingen. Maar wanneer je als directie wordt gekort op je budget, of misschien zelfs wel als departement, omdat een dienst bijvoorbeeld voortaan via shared services wordt geleverd, heb je weinig keus.’
besparingen, economie, ict-rijk
* * *