Rijk scherpt ICT-contracten aan · 6 juni 2010
De regel dat IT-projecten langer duren, meer kosten en minder opleveren dan beloofd, is straks wat het Rijk betreft verleden tijd. De lessen geleerd uit langdurig moeizaam opdrachtgeverschap zijn verwerkt in de nieuwe Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT).
Gepubliceerd in Digitaal Bestuur, juni 2010
Zo zijn leveranciers straks bijvoorbeeld contractueel verplicht om bij problemen met de klant en diens andere leveranciers samen te werken om oorzaken van problemen op te sporen. Gebreken die binnen een jaar na levering opduiken moeten gratis worden verholpen. Voor de consument de gewoonste zaak van de wereld, maar bij tonnen kostende ICT-producten en -projecten geldt nauwelijks garantie.
Bedrijven moeten ook garanderen dat ze tot 5 jaar na acceptatie onderhoud op hun producten en diensten kunnen verstrekken. Met name als het gaat om software kan dat een heikel punt zijn omdat leveranciers oude releases na verloop van tijd niet meer ondersteunen. De overheid verwacht voortaan bovendien dat de ICT-bedrijven meedenken over de uitvoerbaarheid van in de markt gezette opdrachten. Daartoe is in de ARBIT een onderzoek- en informatieverplichting voor de markt opgenomen. Dan gaat het niet alleen over de technische mogelijkheden maar ook over kosten en levertijd. “De uiterste consequentie zou moeten zijn dat bedrijven afhaken als men een opdracht niet realistisch acht,” zegt Ruud Leether legal counsel bij het ministerie van Justitie en voorzitter van de werkgroep ICT-contracten die vier jaar aan de ARBIT heeft gewerkt.
“De overheid is daartegenover ook zelf gehouden desgevraagd aanvullende informatie aan de markt te verstrekken. Het is een samenspel. Nu gebeurt het nog te vaak dat een project na aanbesteding aanzienlijk groter uit valt. Bedrijven rekenen er op dat dat meerwerk toch wel betaald wordt. In de nieuwe situatie kan hen onder verwijzing naar deze informatieverplichting eventueel wanprestatie verweten worden.”
Gunstiger
De nieuwe voorwaarden zijn echter op veel plaatsen gunstiger voor de markt, zegt Leether. “Denk aan het vervallen van het meest begunstigingsbeding, het verdwijnen van de beroepsfout, het nieuwe aansprakelijkheidsregime en bijvoorbeeld de duidelijkheid inzake de acceptatietermijn. De nieuwe voorwaarden zijn veel evenwichtiger dan de BiZa modellen die nu in gebruik zijn. Die gaan al twintig jaar mee en dat is stokoud in de IT-wereld. We hebben de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan die we wilden verwerken in de voorwaarden. Bovendien verlangen nieuwe technologieën als Software-as-a-Service en nieuwe relaties als die met een Application Service Provider flexibele en van de techniek onafhankelijke voorwaarden.”
“We hebben geprobeerd een oplossing te vinden voor de knelpunten. Een contract is alleen goed als beide partijen daar voordeel bij hebben. Ik geloof bij ICT-contracten niet in een zo laag mogelijke prijs want dat is bijna altijd duurkoop. Je moet bereid zijn een reëele prijs te betalen maar dan mag je ook een geloofwaardige prestatie eisen.”
Evenmin als die BiZa modellen is gebruik van ARBIT verplicht. Wel wordt geadviseerd ze ‘zoveel mogelijk en ongewijzigd te gebruiken’. Ook gemeenten en provincies hebben al interesse getoond in de ARBIT.
Bij het ter perse gaan van deze Digitaal Bestuur is de verwachting dat het kabinet nog in mei met de ARBIT zal instemmen. Het is echter mogelijk dat dit iets langer op zich laat wachten omdat eventueel nog extra bepalingen rond de aanschaf van open source software moeten worden toegevoegd.
De ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten) vervangen de ‘BiZa modelcontracten’ en bestaan uit een deel algemene bepalingen (garanties, aansprakelijkheid, geschillen, intellectueel eigendom etc.) en vier delen bijzondere bepalingen voor koop van IT-producten, licenties, opdrachten en onderhoud. Bij de ARBIT zitten een (openbare) toelichting, een modelovereenkomst en een modelraamovereenkomst. Nieuw in de ARBIT ten opzichte van de huidige praktijk zijn onder andere:
- Aansprakelijkheid vermogensschade is maximaal vier maal de opdrachtvergoeding.
- Leveranciers moeten zich informeren over de doelstellingen en organisatie van opdrachtgever onderzoeken.
- Bij problemen in de samenwerking met andere programmatuur of apparatuur moeten leveranciers gezamenlijk met elkaar en opdrachtgever pogen de oorzaak te achterhalen en een oplossing te vinden.
- Risico’s voor beschadiging of verlies van producten zijn reeds vanaf de aflevering voor rekening van de opdrachtgever.
- Partijen moeten zorgen voor een interne escalatieprocedure zodat geschillen tussen partijen aan eerst aan een voldoende onafhankelijk hoger niveau binnen de organisatie van opdrachtgever kunnen worden voorgelegd.
- Leverancier garandeert dat hij gebreken die zich binnen een jaar na acceptatie voordoen gratis zal herstellen.
- Leverancier garandeert dat hij de voor opdrachtgever verrichte prestatie gedurende 5 jaar kan onderhouden waarvan 3 jaar overeenkomstig de bijzondere bepalingen Onderhoud van de ARBIT.
- Opdrachtgever moet de leverancier binnen 14 dagen meedelen of hij de prestatie accepteert dan wel melden welke (redelijke) langere termijn hij daarvoor nodig heeft.
* * *